Trong Excel 2019, bạn có thể sử dụng tính năng Bình luận và Chia sẻ quyền để tương tác và làm việc cùng nhau trên cùng một tệp Excel với người khác. Dưới đây là một giải thích về cách sử dụng chức năng này:
1. Bình luận: Tính năng Bình luận cho phép bạn thêm các ghi chú, ý kiến hoặc giải thích vào các ô dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ thông tin, yêu cầu phản hồi hoặc giải thích cho người khác. Để thêm bình luận, bạn có thể chọn ô cần bình luận, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Insert Comment” (Chèn bình luận). Một ô bình luận sẽ xuất hiện và bạn có thể nhập nội dung bình luận vào đó. Bạn cũng có thể thấy các bình luận hiện có bằng cách nhấp chuột vào ô có biểu tượng hình chú thích đỏ ở góc trên bên phải của ô.
2. Chia sẻ quyền: Chức năng Chia sẻ quyền cho phép bạn mời người khác cùng làm việc trên tệp Excel và cung cấp quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu. Bạn có thể chia sẻ tệp Excel qua email hoặc tạo liên kết chia sẻ. Để chia sẻ quyền, bạn có thể nhấp vào nút “Share” (Chia sẻ) trên thanh công cụ hoặc nhấp chuột phải vào tệp Excel trong cửa sổ trình duyệt tệp. Sau đó, bạn có thể nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ và chọn quyền truy cập (như chỉ đọc, chỉnh sửa) mà bạn muốn gán cho họ. Người nhận sẽ nhận được một liên kết hoặc lời mời chia sẻ tệp Excel và họ có thể truy cập và làm việc trên tệp đó.
Khi làm việc chung trên tệp Excel được chia sẻ, bạn và người khác có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu đồng thời. Bạn cũng có thể thấy những thay đổi người khác đang thực hiện trực tiếp trên tệp của bạn. Điều này cho phép bạn tương tác và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả trong thời gian thực.
Lưu ý rằng tính năng Chia sẻ quyền, bạn có thể quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa của người khác trên tệp Excel được chia sẻ. Bạn có thể thực hiện các tác vụ sau để quản lý chia sẻ quyền:
– Chỉnh sửa quyền truy cập: Sau khi chia sẻ tệp Excel, bạn có thể thay đổi quyền truy cập của từng người dùng. Bạn có thể chọn giữ cho người dùng quyền chỉ đọc, quyền chỉnh sửa hoặc quyền đầy đủ. Điều này cho phép bạn kiểm soát cách người khác có thể tương tác và chỉnh sửa dữ liệu trong tệp của bạn.
– Xem và quản lý người dùng: Bạn có thể xem danh sách người dùng mà bạn đã chia sẻ tệp Excel và quản lý quyền của họ. Bạn có thể thêm hoặc xóa người dùng, điều chỉnh quyền truy cập và gửi lời mời chia sẻ cho người khác. Điều này giúp bạn kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tệp của bạn.
– Xem lịch sử chỉnh sửa: Excel 2019 cung cấp tính năng xem lịch sử chỉnh sửa, cho phép bạn xem các thay đổi mà người khác đã thực hiện trên tệp Excel. Bạn có thể xem người đã thực hiện thay đổi, thời gian và nội dung của các thay đổi đó. Điều này giúp bạn theo dõi quá trình làm việc và phân tích các thay đổi đã được thực hiện trên tệp.
– Hợp tác trực tuyến: Bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ quyền, bạn có thể làm việc cùng nhau trực tuyến trên tệp Excel. Bạn và người khác có thể thấy các thay đổi ngay lập tức và có thể tương tác và cung cấp phản hồi cho nhau. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và giúp tăng hiệu suất làm việc khi làm việc nhóm trên cùng một tệp Excel.
Tóm lại, tính năng Bình luận và Chia sẻ quyền trong Excel 2019 cho phép bạn tương tác, chia sẻ thông tin và làm việc chung trực tuyến trên cùng một tệp Excel với người khác. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả khi làm việc nhóm, đồng thời đảm bảo rằng mọi người có quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu một cách an toàn và dễ dàng.
Ngoài ra, khi làm việc với tính năng Chia sẻ quyền trong Excel 2019, cần lưu ý các điều sau:
– Bảo mật: Khi chia sẻ tệp Excel, hãy chắc chắn rằng bạn chỉ chia sẻ với những người mà bạn tin tưởng và cần thiết. Bạn cần kiểm tra và cấu hình các quyền truy cập một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn thông tin.
– Đồng bộ hóa: Khi làm việc cùng nhau trên tệp Excel được chia sẻ, cần đồng bộ hóa công việc của mọi người để tránh xung đột và mất dữ liệu. Hãy đảm bảo rằng mọi người đã lưu lại công việc của mình trước khi họng thoát hoặc đóng tệp Excel.
– Ghi chú và phản hồi: Sử dụng tính năng Bình luận để chú thích, ghi lại ý kiến và tương tác với người khác. Điều này giúp tạo ra một diễn đàn để trao đổi thông tin và phản hồi một cách dễ dàng.
– Lịch sử chỉnh sửa: Sử dụng tính năng xem lịch sử chỉnh sửa để theo dõi và phân tích các thay đổi đã được thực hiện trên tệp Excel. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quá trình làm việc và đảm bảo rằng mọi người đã thực hiện công việc một cách chính xác và đồng bộ.
– Tương thích: Để sử dụng tính năng Chia sẻ quyền, cả bạn và người khác cần có phiên bản Excel 2019 hoặc phiên bản mới hơn. Điều này đảm bảo tính tương thích và khả năng làm việc chung trên cùng một tệp Excel.
Tính năng Bình luận và Chia sẻ quyền trong Excel 2019 mang lại nhiều lợi ích khi làm việc nhóm và chia sẻ dữ liệu. Bạn có thể sử dụng chúng để tương tác, phối hợp và làm việc một cách hiệu quả trên tệp Excel chung với người khác. Qua việc sử dụng tính năng Bình luận, bạn có thể trao đổi ý kiến, gửi thông tin hay yêu cầu phản hồi từ người khác, đồng thời tích hợp phản hồi vào tệp Excel một cách dễ dàng. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cải thiện khả năng giao tiếp và sự hiểu biết giữa các thành viên trong nhóm.
Tính năng Chia sẻ quyền trong Excel 2019 cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa của từng người dùng trên tệp Excel được chia sẻ. Bạn có thể quản lý danh sách người dùng, thay đổi quyền truy cập và gửi lời mời chia sẻ đến người khác. Điều này đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tệp Excel của bạn. Bằng cách chia sẻ quyền truy cập một cách chính xác, bạn đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu của mình.
Cuối cùng, tính năng lịch sử chỉnh sửa trong Excel 2019 cho phép bạn xem và theo dõi các thay đổi đã được thực hiện trên tệp Excel. Bạn có thể xem người đã thực hiện thay đổi, thời gian thay đổi và nội dung cụ thể của từng thay đổi. Điều này giúp bạn kiểm tra và phân tích quá trình làm việc, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu.
Tóm lại, tính năng Bình luận và Chia sẻ quyền trong Excel 2019 là những công cụ mạnh mẽ để tương tác và làm việc chung trên cùng một tệp Excel với người khác. Chúng giúp tăng tính linh hoạt, hiệu quả và an toàn trong việc chia sẻ thông tin và làm việc nhóm trực tuyến trên tệp Excel.
