Trong Excel 2019, bạn có thể sử dụng các công cụ và tính năng để kiểm tra và bảo vệ workbook, bao gồm cả việc bảo mật dữ liệu và ngăn chặn sửa đổi không mong muốn. Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện điều này:
1. Mật khẩu bảo vệ workbook: Bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ workbook khỏi việc truy cập trái phép. Để đặt mật khẩu, làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột vào tab “File” trên thanh menu chính.
– Chọn “Protect Workbook” (Bảo vệ Workbook) và sau đó chọn “Encrypt with Password” (Mã hóa bằng Mật khẩu).
– Nhập mật khẩu của bạn và nhấn “OK”.
2. Bảo vệ cấu trúc của workbook: Nếu bạn muốn ngăn chặn người dùng thay đổi cấu trúc workbook, bạn có thể bảo vệ cấu trúc bằng cách làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột vào tab “Review” trên thanh menu chính.
– Chọn “Protect Workbook” (Bảo vệ Workbook) và sau đó chọn “Protect Structure” (Bảo vệ Cấu trúc).
– Nhập mật khẩu của bạn (nếu cần thiết) và chỉnh sửa các tùy chọn bảo vệ.
– Nhấn “OK” để áp dụng bảo vệ.
3. Bảo vệ dữ liệu trong workbook: Excel 2019 cung cấp các tính năng để bảo vệ dữ liệu trong workbook. Bạn có thể sử dụng các tính năng như kiểm soát ô nhập dữ liệu, định dạng điều kiện và tính toán công thức để kiểm soát và bảo vệ dữ liệu. Ví dụ:
– Kiểm soát ô nhập dữ liệu: Bạn có thể chỉ định loại dữ liệu hoặc giới hạn giá trị mà người dùng có thể nhập vào một ô cụ thể.
– Định dạng điều kiện: Bạn có thể định dạng các ô dựa trên các quy tắc điều kiện, giúp người dùng nhận biết dữ liệu không hợp lệ hoặc ngoại lệ.
– Tính toán công thức: Bạn có thể sử dụng các công thức và hàm tính toán để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của nó.
4. Bảo mật dữ liệu nhạy cảm: bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:
– Sử dụng mã hóa: Excel 2019 hỗ trợ mã hóa dữ liệu trong workbook. Bạn có thể sử dụng tính năng mã hóa để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Khi mã hóa được áp dụng, dữ liệu sẽ được mã hóa và chỉ có thể giải mã khi nhập mật khẩu chính xác.
– Sử dụng các phần tử điều kiển bảo mật: Excel 2019 cung cấp các phần tử điều khiển bảo mật như ô kiểm, nút nhấn, danh sách thả xuống và ô văn bản với định dạng đặc biệt. Bạn có thể sử dụng các phần tử này để bảo vệ và kiểm soát dữ liệu trong workbook, đặc biệt là khi chia sẻ workbook với người khác.
– Kiểm tra và loại bỏ thông tin nhạy cảm: Trước khi chia sẻ workbook, hãy kiểm tra và loại bỏ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào như số tài khoản, mật khẩu, thông tin cá nhân, v.v. Điều này giúp đảm bảo rằng không có thông tin nhạy cảm bị tiết lộ khi chia sẻ workbook.
– Kiểm tra lại quyền truy cập: Xác định những người dùng nào có quyền truy cập vào workbook và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu. Kiểm tra lại quyền truy cập và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo tính bảo mật.
– Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ của workbook để đảm bảo rằng bạn có phiên bản dự phòng của dữ liệu trong trường hợp có sự cố xảy ra. Sao lưu định kỳ có thể được thực hiện trên máy tính cá nhân hoặc lưu trữ dự phòng.
Bằng cách sử dụng các biện pháp trên, bạn có thể kiểm tra và bảo vệ workbook trong Excel 2019, đảm bảo an toàn dữ liệu và ngăn chặn sự truy cập trái phép hoặc sửa đổi không mong muốn.
