Trong Excel 2019, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ với PivotTables để tùy chỉnh, phân tích và trình bày dữ liệu một cách linh hoạt. Dưới đây là một số cách thực hiện các tác vụ khác nhau với PivotTables:
1. Tạo PivotTable: Để tạo một PivotTable từ bảng dữ liệu, làm theo các bước sau:
– Chọn bảng dữ liệu bạn muốn phân tích.
– Nhấp vào tab “Insert” (Chèn) trên thanh menu chính.
– Chọn “PivotTable” và sau đó chọn “PivotTable” từ menu xuất hiện.
– Trong hộp thoại “Create PivotTable”, xác định vùng dữ liệu nguồn và nơi bạn muốn đặt PivotTable.
– Nhấp vào “OK” để tạo PivotTable.
2. Chọn trường dữ liệu: Khi PivotTable được tạo, bạn có thể chọn các trường dữ liệu để thêm vào PivotTable. Điều này giúp bạn tùy chỉnh cách dữ liệu được tổ chức và phân loại. Để chọn trường dữ liệu, làm theo các bước sau:
– Kiểm tra các ô chọn trong danh sách trường dữ liệu bên phải của cửa sổ Fields (Trường) để thêm chúng vào PivotTable.
– Kéo và thả các trường dữ liệu vào các khu vực giá trị (Values), hàng (Rows) và cột (Columns) để tổ chức dữ liệu theo ý muốn.
3. Tùy chỉnh giá trị PivotTable: Bạn có thể tùy chỉnh cách giá trị được tính toán trong PivotTable, bao gồm tổng, trung bình, số lượng, v.v. Để tùy chỉnh giá trị, làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột phải vào giá trị trong PivotTable và chọn “Value Field Settings” (Cài đặt Trường giá trị) từ menu xuất hiện.
– Trong hộp thoại “Value Field Settings”, chọn một hàm tính toán như Sum (Tổng), Average (Trung bình), Count (Số lượng), v.v.
– Điều chỉnh các tùy chọn khác nếu cần thiết và nhấp vào “OK” để áp dụng thay đổi.
4. Sắp xếp và lọc dữ liệu: Bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu trong PivotTable để tìm kiếm thông tin cụ thể và tập trung vào các mục quan trọng. Để sắp xếp và lọc dữ liệu, làm theo các bước sau:
– Nhấp vào mũi tên lên xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột hoặc hàng
– Để sắp xếp dữ liệu: Nhấp vào mũi tên lên xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột hoặc hàng mà bạn muốn sắp xếp. Trong menu xuất hiện, bạn có thể chọn các tùy chọn sắp xếp như Sắp xếp Tăng dần (Sort A to Z) hoặc Sắp xếp Giảm dần (Sort Z to A) để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại.
– Để lọc dữ liệu: Nhấp vào mũi tên lên xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột hoặc hàng mà bạn muốn lọc. Trong menu xuất hiện, bạn có thể chọn các tùy chọn lọc như Lọc Theo Giá trị (Filter by Value) hoặc Lọc Theo Điều kiện (Filter by Condition) để chỉ hiển thị dữ liệu thỏa mãn các tiêu chí lọc.
5. Tạo báo cáo PivotTable: Bạn có thể tạo các báo cáo chi tiết và phân tích từ PivotTable để trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số cách để tạo báo cáo PivotTable:
– Tạo báo cáo cột cố định (Column Layout): Kéo một trường dữ liệu vào vùng cột (Columns) và các trường dữ liệu khác vào vùng giá trị (Values) để tạo một báo cáo với các cột cố định.
– Tạo báo cáo theo dạng biểu đồ (Chart Layout): Nhấp vào tab “PivotChart” trên thanh menu chính để chuyển sang chế độ biểu đồ và tạo biểu đồ từ PivotTable. Bạn có thể chọn từ các loại biểu đồ khác nhau để trình bày dữ liệu một cách trực quan.
– Tạo báo cáo theo dạng bảng tổng hợp (Compact Layout): Kéo các trường dữ liệu vào vùng hàng (Rows) và vùng giá trị (Values) để tạo một bảng tổng hợp dễ đọc và tóm tắt.
– Tạo báo cáo theo dạng bảng đa cấp (Tabular Layout): Kéo các trường dữ liệu vào vùng hàng (Rows) để tạo một bảng đa cấp với các cấp độ phân loại khác nhau.
6. Cập nhật và làm mới PivotTable: Khi dữ liệu nguồn của bạn thay đổi, bạn có thể cập nhật PivotTable để hiển thị dữ liệu mới nhất. Nhấp chuột phải vào PivotTable và chọn “Refresh” (Làm mới) từ menu xuất hiện để cập nhật dữ liệu và tính toán lại các giá trị trong PivotTable dựa trên dữ liệu mới.
7. Thay đổi định dạng và hiển thị dữ liệu: Bạn có thể thay đổi định dạng và hiển thị dữ liệu trong PivotTable để làm nổi bật các thông tin quan trọng hoặc tạo bố cục tùy chỉnh. Dưới đây là một số tùy chọn để thực hiện điều này:
– Định dạng số: Chọn một giá trị trong PivotTable và sử dụng các tùy chọn định dạng số trên thanh công cụ để thay đổi định dạng số, như số thập phân, phần trăm, tiền tệ, v.v.
– Định dạng ngày tháng: Chọn một giá trị ngày tháng trong PivotTable và sử dụng các tùy chọn định dạng ngày tháng trên thanh công cụ để thay đổi định dạng ngày tháng, như dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, v.v.
– Bố cục và tổ chức dữ liệu: Sử dụng các tùy chọn trong tab “Design” (Thiết kế) trên thanh công cụ để thay đổi bố cục và tổ chức dữ liệu trong PivotTable, bao gồm các kiểu bố cục, định dạng, và chủ đề.
8. Tính năng phân tích PivotTable: Excel 2019 cung cấp nhiều tính năng phân tích mạnh mẽ cho PivotTable, cho phép bạn thực hiện tính toán, so sánh và phân tích dữ liệu một cách chi tiết. Dưới đây là một số tính năng phân tích mà bạn có thể sử dụng:
– Tính toán các trường tính toán: Bạn có thể tạo các trường tính toán mới trong PivotTable bằng cách sử dụng các công thức tính toán như SUM, AVERAGE, COUNT, v.v.
– Nhóm dữ liệu: Bạn có thể nhóm các giá trị trong PivotTable theo nhóm con hoặc nhóm theo khoảng thời gian, như nhóm theo tháng, quý, năm, v.v.
– Tạo báo cáo đa chiều: Bạn có thể tạo báo cáo đa chiều bằng cách thêm nhiều trường dữ liệu vào các khu vực giá trị, hàng và cột trong PivotTable để phân tích và so sánh dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau.
Đây chỉ là một số tác vụ cơ bản với PivotTables trong Excel 2019. Excel cung cấp nhiều tính năng và tùy chọn mới hơn nữa để thực hiện các tác vụ phức tạp và phân tích sâu hơn. Dưới đây là một số tính năng và tùy chọn bổ sung trong Excel 2019 để làm việc với PivotTables:
9. Sử dụng bộ lọc trong PivotTable: Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tạm thời ẩn hoặc hiển thị các giá trị cụ thể trong PivotTable. Để sử dụng bộ lọc, làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột phải vào một trường dữ liệu trong PivotTable và chọn “Filter” (Bộ lọc) từ menu xuất hiện.
– Trong hộp thoại bộ lọc, bạn có thể chọn các giá trị cụ thể hoặc sử dụng các tiêu chí lọc để hiển thị chỉ các dòng dữ liệu thỏa mãn các điều kiện đã chọn.
10. Tạo các tổng kết và tổng hợp bổ sung: Excel 2019 cho phép bạn tạo các tổng kết và tổng hợp bổ sung trong PivotTable để thực hiện tính toán và phân tích phức tạp. Để tạo các tổng kết và tổng hợp, làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột phải vào một trường dữ liệu trong PivotTable và chọn “Value Field Settings” (Cài đặt Trường giá trị) từ menu xuất hiện.
– Trong hộp thoại “Value Field Settings”, bạn có thể chọn các tùy chọn như “Show Values As” (Hiển thị Giá trị Như) để tính toán giá trị theo tổng, phần trăm tổng, tổng tích lũy, v.v.
– Thay đổi các tùy chọn và áp dụng để xem kết quả tổng hợp được áp dụng trong PivotTable.
11. Sử dụng các tính năng Điều kiện trong PivotTable: Excel 2019 cung cấp các tính năng Điều kiện để thực hiện phân tích dựa trên các tiêu chí đặc biệt. Để sử dụng tính năng Điều kiện, làm theo các bước sau:
– Nhấp chuột phải vào một trường dữ liệu trong PivotTable và chọn “Value Filters” (Bộ lọc Giá trị) hoặc “Label Filters” (Bộ lọc Nhãn) từ menu xuất hiện.
– Trong hộp thoại bộ lọc, bạn có thể chọn các tiêu chí điều kiện như lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, không bằng, v.v., và cung cấp giá trị để áp dụng điều kiện lọc.
– Bạn cũng có thể sử dụng các tiêu chí lọc kết hợp để tạo các điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ: bạn có thể lọc các mục có giá trị lớn hơn 100 và đồng thời nhỏ hơn 500.
12. Kết hợp PivotTable với các công cụ khác trong Excel: Excel 2019 cho phép bạn kết hợp PivotTable với các công cụ khác trong chương trình để thực hiện phân tích chi tiết và đa dạng hơn. Dưới đây là một số công cụ mà bạn có thể sử dụng:
– Sử dụng PivotChart: Bạn có thể tạo biểu đồ từ PivotTable bằng cách chuyển sang tab “PivotChart” trên thanh công cụ. PivotChart cho phép bạn hiển thị dữ liệu trong PivotTable dưới dạng biểu đồ, giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ và xu hướng một cách trực quan.
– Sử dụng Power Query: Power Query là một công cụ mạnh mẽ trong Excel để kết nối và biến đổi dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Power Query để làm sạch dữ liệu trước khi tạo PivotTable hoặc kết hợp nhiều nguồn dữ liệu để tạo PivotTable phức tạp.
– Sử dụng Power Pivot: Power Pivot là một tính năng mở rộng của Excel để làm việc với các tập dữ liệu lớn và phức tạp. Bạn có thể sử dụng Power Pivot để thực hiện tính toán phức tạp, tạo các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và tạo PivotTable từ các nguồn dữ liệu khác nhau.
Như vậy, Excel 2019 cung cấp nhiều tính năng và tùy chọn mạnh mẽ để làm việc với PivotTable và thực hiện phân tích dữ liệu chi tiết. Bằng cách sử dụng các tính năng này, bạn có thể tùy chỉnh và phân tích dữ liệu của mình một cách linh hoạt và hiệu quả.
