Trong Excel 2019, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện để làm nổi bật và định dạng dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động áp dụng các quy tắc định dạng vào các ô dựa trên giá trị của chúng hoặc các quy tắc logic khác. Dưới đây là cách sử dụng Định dạng có điều kiện trong Excel 2019:
1. Chọn dữ liệu cần áp dụng Định dạng có điều kiện: Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn áp dụng Định dạng có điều kiện. Đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu được chọn bao gồm cả ô mà bạn muốn định dạng.
2. Truy cập vào tab “Home” (Trang chủ): Trên thanh menu Excel, chọn tab “Home” (Trang chủ). Trong tab này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để áp dụng Định dạng có điều kiện vào dữ liệu.
3. Chọn tùy chọn “Conditional Formatting” (Định dạng có điều kiện): Trong tab “Home” (Trang chủ), nhấp vào nút “Conditional Formatting” (Định dạng có điều kiện). Một menu xuất hiện với các loại Định dạng có điều kiện khác nhau.
4. Chọn loại Định dạng có điều kiện: Excel cung cấp một số loại Định dạng có điều kiện phổ biến như “Highlight Cells Rules” (Quy tắc tô sáng ô), “Top/Bottom Rules” (Quy tắc Top/Bottom), “Data Bars” (Thanh dữ liệu), “Color Scales” (Mức độ màu), v.v. Bạn có thể chọn loại Định dạng có điều kiện tương ứng với nhu cầu của bạn.
5. Thiết lập quy tắc và điều kiện: Sau khi chọn loại Định dạng có điều kiện, một hộp thoại xuất hiện để bạn thiết lập quy tắc và điều kiện áp dụng định dạng. Ví dụ, nếu bạn chọn “Highlight Cells Rules” (Quy tắc tô sáng ô), bạn có thể chọn các quy tắc như “Greater Than” (Lớn hơn), “Less Than” (Nhỏ hơn), “Between” (Nằm trong khoảng), v.v. Bạn cũng có thể thiết lập giá trị và màu sắc cho định dạng. Bạn có thể chỉ định màu sắc nền, màu sắc chữ, độ dày, kiểu đường viền, v.v. để tạo ra hiệu ứng định dạng nổi bật cho các ô dữ liệu phù hợp với quy tắc và điều kiện bạn đã thiết lập.
6. Xem trước và áp dụng: Sau khi bạn đã thiết lập quy tắc và điều kiện, bạn có thể sử dụng nút “Preview” (Xem trước) để xem trước hiệu ứng định dạng trên dữ liệu được chọn. Nếu bạn hài lòng với kết quả, nhấp vào nút “OK” để áp dụng Định dạng có điều kiện vào dữ liệu.
Khi áp dụng Định dạng có điều kiện, Excel sẽ tự động áp dụng các quy tắc định dạng vào các ô dựa trên giá trị của chúng hoặc các quy tắc logic khác. Nếu giá trị trong ô thỏa mãn điều kiện, định dạng sẽ được áp dụng. Điều này giúp bạn nhanh chóng nhận biết các mẫu, xu hướng hoặc giá trị đặc biệt trong dữ liệu một cách trực quan.
Lưu ý rằng Định dạng có điều kiện có thể được chỉnh sửa, tùy chỉnh hoặc xóa bất kỳ lúc nào bằng cách truy cập lại tab “Conditional Formatting” (Định dạng có điều kiện) trong tab “Home” (Trang chủ) và chọn tùy chọn tương ứng. Bạn cũng có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện khác nhau cho cùng một phạm vi dữ liệu để tạo ra hiệu ứng đa dạng và phức tạp hơn.
Định dạng có điều kiện là một công cụ mạnh mẽ trong Excel 2019 giúp bạn tạo ra các biểu đồ và báo cáo dễ đọc và dễ hiểu. Nó cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các hiệu ứng vizual hấp dẫn và tăng khả năng trình bày thông tin của dữ liệu.
