Trong Excel 2019, bạn có thể sử dụng tính năng “Nhóm” và “Tổng phụ” để tạo các tổng phụ cho dữ liệu trong bảng tính. Điều này giúp bạn tổ chức và tóm tắt dữ liệu một cách dễ dàng. Dưới đây là cách sử dụng nhóm và tổng phụ trong Excel 2019:
1. Chọn dữ liệu cần nhóm: Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn nhóm. Đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu bao gồm cả các cột tiêu đề (nếu có).
2. Truy cập vào tab “Data” (Dữ liệu): Trên thanh menu Excel, nhấp vào tab “Data” (Dữ liệu). Trong tab này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để nhóm và tổng phụ dữ liệu.
3. Nhóm dữ liệu: Trong nhóm “Outline” (Đường viền) trên tab “Data” (Dữ liệu), bạn có các tùy chọn để nhóm dữ liệu. Các tùy chọn nhóm dữ liệu bao gồm:
– Group: Nhấp vào nút “Group” (Nhóm) để tạo nhóm cho các dòng dữ liệu đã chọn. Excel sẽ tạo ra các dòng tổng phụ cho từng nhóm và ẩn các dòng chi tiết trong nhóm. Bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn nhóm bằng cách nhấp vào các mũi tên bên cạnh các tổng phụ.
– Ungroup: Để bỏ nhóm dữ liệu, bạn có thể nhấp vào nút “Ungroup” (Bỏ nhóm). Các dòng tổng phụ sẽ bị xóa và tất cả các dòng chi tiết sẽ hiển thị trở lại.
4. Tính toán tổng phụ: Khi bạn đã tạo nhóm cho dữ liệu, bạn có thể tính toán tổng phụ cho các cột con trong nhóm. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Subtotal” (Tổng phụ) trong nhóm “Outline” (Đường viền) trên tab “Data” (Dữ liệu). Khi bạn chọn một cột con để tính tổng phụ, Excel sẽ tự động tạo các dòng tổng phụ cho từng nhóm và tính toán tổng phụ cho cột đó.
– Trong hộp thoại “Subtotal” (Tổng phụ), bạn có thể chọn các hàm tính toán khác nhau cho tổng phụ, chẳng hạn như tổng, trung bình, đếm, v.v. Bạn cũng có thể chọn các cột con khác để tính toán tổng phụ đồng thời.
Trong Excel 2019, khi bạn đã chọn tùy chọn “Subtotal” (Tổng phụ) và đã chọn cột con để tính toán tổng phụ, Excel sẽ hiển thị các dòng tổng phụ cho từng nhóm và tính toán tổng phụ cho cột đó. Các dòng tổng phụ sẽ được thêm vào trong dữ liệu đã nhóm và được đánh số theo cấu trúc dòng đường viền.
5. Điều chỉnh hiển thị dòng đường viền: Bạn có thể điều chỉnh hiển thị dòng đường viền để điều hướng và quản lý các dòng tổng phụ trong Excel. Các tùy chọn điều chỉnh hiển thị dòng đường viền bao gồm:
– Expand/Collapse: Bên cạnh các tổng phụ, bạn sẽ thấy các mũi tên nhỏ. Bằng cách nhấp vào mũi tên “Expand” (Mở rộng) hoặc “Collapse” (Thu gọn), bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn các dòng tổng phụ để hiển thị hoặc ẩn các dòng chi tiết bên trong.
– Show/Hide Detail: Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn “Show Detail” (Hiển thị chi tiết) và “Hide Detail” (Ẩn chi tiết) để hiển thị hoặc ẩn các dòng chi tiết bên trong nhóm. Khi bạn chọn “Hide Detail”, các dòng chi tiết sẽ được ẩn và chỉ các dòng tổng phụ sẽ được hiển thị.
– Level: Excel cho phép bạn điều chỉnh cấp độ hiển thị dòng đường viền của các dòng tổng phụ. Bằng cách nhấp vào nút “Level” (Cấp độ) trong nhóm “Outline” (Đường viền), bạn có thể chọn cấp độ hiển thị dòng đường viền cho từng nhóm.
6. Xóa nhóm và tổng phụ: Để xóa nhóm và tổng phụ, bạn có thể nhấp vào nút “Ungroup” (Bỏ nhóm) trong nhóm “Outline” (Đường viền) hoặc sử dụng các tùy chọn xóa để xóa các dòng tổng phụ và hiển thị lại tất cả các dòng chi tiết.
Như vậy, bạn có thể sử dụng tính năng “Nhóm” và “Tổng phụ” trong Excel 2019 để tổ chức và tóm tắt dữ liệu một cách dễ dàng.
